95% thành viên Vật Vờ Studio sử dụng bộ công cụ Google thay vì Microsoft 365: Google tốt đến thế sao?

Trong thời đại hiện nay, Google Workspace (trước đây là G Suite) được đánh giá như một giải pháp toàn diện với các ứng dụng đám mây quen thuộc như Docs, Sheets, Slides và Meet, cho phép người dùng làm việc và cộng tác linh hoạt từ mọi nơi. Điều này được thể hiện rõ qua việc đại đa số thành viên tại Vật Vờ Studio đang sử dụng bộ công cụ này thay vì Microsoft 365.

Các thành viên Vật Vờ Studio ưu tiên sử dụng bộ công cụ Google

Mình có thực hiện nhanh một cuộc khảo sát với 20 thành viên tại Vật Vờ Studio. Các thành viên trải dài trên nhiều phân việc khác nhau như nhà sáng tạo nội dung (Content Creator), Reviewer, người biên tập video (Editor) cho đến ban quản lý nhân sự.

Kết quả, có đến 19 / 20 thành viên thường xuyên sử dụng bộ công cụ của Google (Google Workspace) cho các công việc hàng ngày của mình. Tỷ lệ này chiếm đến 95%, một con số rất ấn tượng. Trong khi đó, chỉ có một thành viên duy nhất (chiếm tỷ lệ 5%) sử dụng các công cụ đến từ Microsoft.

Điều này đã phản ánh phần nào thói quen sử dụng các công cụ văn phòng tại các công ty thiên về truyền thông (media) như Vật Vờ Studio. Đa số các thành viên tại đây đều có laptop riêng, linh hoạt trong cả thời gian lẫn địa điểm làm việc. Vì thế, bộ công cụ của Google, với lợi thế hoạt động trên nền tảng web sẽ đáp ứng tốt hơn cho những nhu cầu bên trên.

Với các thành viên thuộc bộ phận quản lý nhân sự (Human Resources – HR), họ cũng ưu tiên sử dụng Google Docs, Google Sheets hơn là Microsoft Word hay Microsoft Excel. Theo khảo sát bên trên, chỉ có đúng 1 thành viên thường xuyên sử dụng bộ công cụ của Microsoft. Thành viên này hiện vẫn là sinh viên, do đó sẽ có một số nhu cầu đặc thù như trình chiếu chuyên nghiệp. Khi này, bộ công cụ của Microsoft sẽ phát huy tác dụng.

Lý do bộ công cụ Google được ưa chuộng

Cần nhấn mạnh rằng Google Workspace và Microsoft 365 không phải hai công cụ thay thế hoàn toàn cho nhau. Mỗi người dùng sẽ có một nhu cầu riêng biệt cho mình, thậm chí có những người dùng song song cả hai. Thế nhưng, ở góc độ một người làm về mảng truyền thông và sáng tạo nội dung, mình đánh giá Google Workspace cao hơn ở những yếu tố sau:

Trước hết, các tính năng bên trong Google Workspace như Docs, Sheets hay Slides đều hoàn toàn miễn phí và rất dễ dàng sử dụng. Trong khi đó, nếu muốn dùng Word, Excel hay PowerPoint, người dùng cần đăng ký Microsoft 365 (trước đây là Office) theo dạng mua một lần hoặc trả phí theo tháng. Rõ ràng, đây là ưu điểm lớn của Google, đặc biệt đối với các bạn học sinh, sinh viên.

Thứ hai, các công cụ bên trong Google Workspace có thể hoạt động trực tuyến và tương thích rất nhiều nền tảng khác nhau. Bản chất các ứng dụng như Docs hay Sheets sẽ hoạt động trên nền tảng web. Người dùng có thể truy cập các công cụ này ở bất cứ hệ điều hành nào, miễn là được cài sẵn trình duyệt web. 

Trong khi đó, Microsoft 365 có độ phủ giới hạn hơn khi hoạt động chủ yếu dưới dạng ứng dụng dành cho Windows và macOS. Với các thiết bị chạy Linux hay ChromeOS, người dùng sẽ không thể cài ứng dụng một cách trực tiếp. Tất nhiên, Microsoft cũng cho phép các công cụ này hoạt động trên nền tảng web. Song, người dùng sẽ phải đánh đổi khi thiếu vắng nhiều tính năng quan trọng.

Thứ ba, các công cụ như Google Docs, Sheets được giản lược các tính năng nâng cao. Với những người dùng không có nhu cầu quá cao liên quan đến việc chỉnh sửa hay thiết kế, Google vẫn cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản như định dạng văn bản, lề trang hay xuất file Sheets sang nhiều định dạng khác nhau. Ngoài ra, các ứng dụng cũng có giao diện đơn giản hơn, trực quan hơn và dễ dàng làm quen với những người mới.

Ngoài ba ưu điểm bên trên, Google Workspace còn được tích hợp một số tính năng thú vị khác. Chẳng hạn, người dùng có thể theo dõi chi tiết lịch sử chỉnh sửa, cho phép khôi phục bản sửa đổi nếu có sai sót bất kỳ. Việc chia sẻ với người dùng khác cũng rất đơn giản khi người dùng chỉ cần cấp quyền cho tài liệu, sau đó gửi đường dẫn cho đối phương. Google Workspace cũng tích hợp một số tính năng AI và tự động hoá, chẳng hạn hệ thống sẽ tự gợi ý các ô tiếp theo nếu nhận diện được ở đó có một ô mang cùng giá trị.

Microsoft 365 vẫn có những ưu điểm riêng

Có thể thấy, Google Workspace là lựa chọn phù hợp với những người thường xuyên di chuyển, cần một bộ công cụ đơn giản và linh hoạt. Tất nhiên, với tệp khách hàng chuyên nghiệp, Microsoft 365 vẫn được đánh giá cao nhờ những tính năng và tuỳ chỉnh chuyên sâu.

Đầu tiên, các công cụ của Microsoft cung cấp nhiều tính năng nâng cao, mạnh mẽ hơn. Đơn cử, người dùng có thể dễ dàng thêm một font chữ bên ngoài. Trong khi đó, các công cụ như Docs, Sheets hay Slide chỉ giới hạn một lượng font chữ nhất định (nằm trong Google Fonts). Người dùng sẽ không thể cài các font bên ngoài như Microsoft 365.

Tiếp theo, các công cụ của Microsoft có thể hoạt động mà không cần Internet. Việc quản lý tệp cũng nằm nội bộ trong thiết bị, giúp việc quản lý trở nên an toàn và bảo mật hơn.

Cuối cùng, các công cụ này được tích hợp trong hệ sinh thái lớn của Microsoft. Microsoft 365 tích hợp tốt với các dịch vụ và phần mềm khác của Microsoft, tạo nên một môi trường làm việc đồng bộ cho những doanh nghiệp và công ty sử dụng Microsoft Office.