So sánh các gói và chi phí khi sử dụng Google Workspace dành cho công ty, doanh nghiệp

Google Workspace đang ngày càng trở nên phổ biến như một giải pháp số hóa toàn diện cho doanh nghiệp. Với nhiều gói dịch vụ khác nhau được thiết kế phù hợp với quy mô và nhu cầu đa dạng của từng tổ chức, việc lựa chọn đúng gói dịch vụ không chỉ giúp tối ưu chi phí mà còn đảm bảo doanh nghiệp tận dụng được đầy đủ các tính năng cần thiết cho hoạt động của mình.

Chi phí

Với những công ty hay doanh nghiệp có quy mô lớn, việc đăng ký một bộ công cụ làm việc và lưu trữ thống nhất như Google Workspace đem đến nhiều lợi ích so với khi sử dụng riêng lẻ.

• Tăng cường khả năng cộng tác và làm việc nhóm: Nhiều người có thể chỉnh sửa cùng một tài liệu, bảng tính hoặc bài thuyết trình một cách đồng bộ, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính minh bạch trong quá trình làm việc.
• Quản lý và bảo mật dữ liệu tốt hơn: Tất cả dữ liệu của công ty được lưu trữ tập trung trên Google Cloud, giúp dễ dàng quản lý và bảo vệ thông tin. 
• Tăng hiệu suất làm việc: Toàn bộ nhân viên đều làm việc trên cùng một nền tảng, giúp quá trình làm việc trở nên liền mạch và hiệu quả hơn. Ngoài ra, các ứng dụng trong Google Workspace được tích hợp chặt chẽ với nhau, giúp tăng cường khả năng làm việc và tiết kiệm thời gian.

Hiện tại, các doanh nghiệp có thể đăng ký Google Workspace trực tiếp từ Google với mức giá từ 6 USD / người dùng / tháng (khoảng 150.000 đồng). Tuy nhiên, con số này là tương đối cao, đặc biệt với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, không muốn bỏ ra nhiều chi phí cho các giải pháp làm việc và lưu trữ.

Thay vào đó, công ty và doanh nghiệp có thể chọn đăng ký Google Workspace thông qua các đại lý chính thức của Google tại Việt Nam. Ở nước ta, Mắt Bão là một trong những công ty uy tín về việc cung cấp các giải pháp các công cụ văn phòng toàn diện. Tại Mắt Bão, Google Workspace có mức giá ưu đãi chỉ từ 75.000 đồng / người dùng / tháng. So với việc đăng ký trực tiếp qua Google, công ty có thể tiết kiệm tới một nửa chi phí.

Mắt Bão hiện cung cấp tổng ba gói đăng ký cơ bản cho Google Workspace. Ngoài ra, Google cũng phát hành gói Enterprise cao cấp nhất, dành cho các doanh nghiệp quy mô lớn. 

Phần dưới đây sẽ so sánh các điểm khác biệt chính của ba gói cơ bản, từ đó giúp các công ty lựa chọn ra giải pháp hợp lý.

Khả năng cộng tác và bảo mật

Cả ba công cụ đều cung cấp các tính năng cơ bản như yêu cầu xác minh hai bước, tuỳ chọn kiểm soát chính sách theo nhóm và chương trình Bảo vệ nâng cao. Song, ở các tính năng chuyên nghiệp hơn, các gói sẽ có sự khác biệt.

Quản lý thiết bị đầu cuối: Hai gói Business Starter và Business Standard đều cung cấp khả năng quản lý thiết bị ở mức cơ bản, cho phép quản trị viên thực hiện một số thao tác quản lý thiết bị đơn giản. Trong khi đó, Business Plus cung cấp khả năng quản lý nâng cao, bao gồm nhiều tùy chọn kiểm soát và bảo mật hơn, giúp doanh nghiệp quản lý thiết bị một cách toàn diện.

Công cụ Google Workspace Migrate: Đây là công cụ hỗ trợ chuyển dữ liệu người dùng của mình như email, lịch, danh bạ vào tài khoản Google Workspace mới. Tính năng này không có trong gói Business Starter, trong khi cả Business Standard và Business Plus đều được trang bị, giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển đổi sang Google Workspace mà không lo mất dữ liệu.

Vault: Đây là một công cụ quan trọng cho việc quản lý thông tin và eDiscovery dành cho Google Workspace. Nó giúp người dùng lưu trữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu để hỗ trợ các nhu cầu như thanh tra, kiểm toán, và bảo vệ dữ liệu khỏi việc xóa bỏ không mong muốn hoặc cố ý. Tính năng này chỉ có trong gói Business Plus, thể hiện sự tập trung vào bảo mật và tuân thủ dữ liệu cao hơn.

Giao thức truy cập thư mục hạng nhẹ (LDAP) bảo mật: LDAP là một giao thức cho phép truy cập và quản lý thông tin thư mục. Phiên bản bảo mật của LDAP (LDAPS) cung cấp một kênh giao tiếp an toàn hơn. Tính năng này cũng chỉ có trong gói Business Plus, tăng cường bảo mật cho việc truy cập thông tin thư mục.

Vùng dữ liệu: Tính năng này cho phép kiểm soát vị trí lưu trữ dữ liệu. Gói Business Starter không có tính năng này, trong khi Business Standard và Business Plus cung cấp các tùy chọn cơ bản, cho phép doanh nghiệp lựa chọn khu vực lưu trữ dữ liệu.

Các tính năng trong Google Workspace

Không chỉ các tính năng bảo mật và quản lý thiết bị, các gói cước cơ bản trong Google Workspace còn có sự khác biệt về các ứng dụng làm việc.

Số người tham dự cuộc họp trong Google Meet: Business Starter giới hạn số người tham gia ở mức 100 người, phù hợp cho các cuộc họp nhỏ. Business Standard cho phép tối đa 150 người, đáp ứng nhu cầu của các nhóm lớn hơn. Business Plus vượt trội hơn với khả năng chứa đến 500 người, thích hợp cho các hội thảo, sự kiện trực tuyến quy mô lớn.

Các tính năng nâng cao trong Google Meet: Business Starter không bao gồm các tính năng nâng cao như ghi âm cuộc họp, thăm dò ý kiến và hỏi đáp hay phát trực tiếp trong miền. Ngược lại, cả Business Standard và Business Plus đều được trang bị đầy đủ các tính năng này, giúp cuộc họp hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Lưu trữ đám mây qua Google Drive: Business Starter cung cấp 30GB cho mỗi người dùng, đủ cho nhu cầu lưu trữ cơ bản. Gói Business Standard tăng lên 2TB cho mỗi người dùng, phù hợp cho việc lưu trữ nhiều tệp tin và dữ liệu. Trong khi đó, Business Plus cung cấp dung lượng lưu trữ lớn nhất, 5TB cho mỗi người dùng, đáp ứng nhu cầu lưu trữ rất lớn của các doanh nghiệp.

Chia sẻ với đối tượng mục tiêu trong Google Drive: Tính năng này cho phép người dùng chia sẻ tệp tin và thư mục với một nhóm người cụ thể, thay vì chỉ chia sẻ công khai hoặc với từng cá nhân. Điều này giúp kiểm soát truy cập dữ liệu tốt hơn. Tính năng này không có trong Business Starter, nhưng được tích hợp trong cả Business Standard và Business Plus.

Trang đặt lịch cuộc hẹn trong Google Calendar: Tính năng này giúp người dùng dễ dàng tạo và chia sẻ lịch hẹn, cho phép người khác tự đặt lịch hẹn với mình dựa trên thời gian biểu đã được thiết lập. Tính năng này không có trong Business Starter, nhưng được cung cấp trong cả Business Standard và Business Plus, giúp việc lên lịch và quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Các trang tính liên kết: Business Starter cung cấp các tính năng cơ bản của trang tính, đủ cho các tác vụ đơn giản. Trong khi đó, hai gói Business Standard và Business Plus cung cấp các tính năng nâng cao hơn, bao gồm các công thức phức tạp, biểu đồ chuyên sâu, và khả năng kết nối với các nguồn dữ liệu khác.

Tạm kết

Tóm lại, Business Starter là lựa chọn tiết kiệm chi phí cho các cá nhân hoặc nhóm nhỏ với nhu cầu cơ bản về họp trực tuyến và lưu trữ. Gói Business Standard sẽ phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần nhiều dung lượng lưu trữ hơn, các tính năng họp trực tuyến nâng cao và khả năng chia sẻ dữ liệu có kiểm soát. Trong khi đó, Business Plus là giải pháp toàn diện cho các doanh nghiệp lớn hoặc các tổ chức có nhu cầu rất cao về dung lượng lưu trữ, số lượng người tham gia họp trực tuyến và các tính năng nâng cao khác.